Senior Project Co-ordinator / Uwch Gydlynydd Prosiectau

Are you brilliantly organised with loads of initiative and great communication skills? If you’re enthusiastic about built heritage and supporting projects that help to look after buildings under our care, this is the ideal role for you.

We're looking for a Senior Project Coordinator to support the delivery of fire safety and compliance projects across Wales at the following key properties Penrhyn, Powis, Chirk, Newton, Erddig, Dyffryn, Tredegar and Plas Newydd.

This is a two-year fixed term contract.

Crynodeb  

Ydych chi’n hynod drefnus ac yn meddu ar sgiliau cyfathrebu gwych a dyfeisgar? Os ydych chi’n frwd dros dreftadaeth adeiledig a chefnogi prosiectau sy’n helpu i ofalu am adeiladau o dan ein gofal, dyma’r swydd ddelfrydol i chi.

Rydym yn chwilio am Uwch Gydlynydd Prosiectau i gefnogi’r gwaith o gyflawni prosiectau diogelwch tân a chydymffurfiaeth ledled Cymru yn yr eiddo allweddol canlynol: Castell Penrhyn, Castell Powis, Castell y Waun, Ty Newton, Erddig, Gerddi Dyffryn, Ty Tredegar a Phlas Newydd. 

Mae hwn yn gontract cyfnod penodol o ddwy flynedd.

You’ll be part of a close-knit project team within the Wales Consultancy, working closely with the teams at each property. Your contractual place of work will be one of our Wales consultancy hub offices (Penrhyn, Erddig, Dinas, Dinefwr, Tredegar). Our hybrid working policy means you can balance office/site visits and home working. We’ll talk about this in more detail at interview, but you should expect to be at a National Trust location for 40–60% of your working week.

Sut brofiad yw gweithio yma? 

Byddwch yn rhan o dîm prosiectau clos o fewn Gwasanaeth Ymgynghori Cymru, ac yn gweithio’n agos gyda’r timau ym mhob eiddo. Eich man gwaith cytundebol fydd un o’n swyddfeydd hwb ymgynghori yng Nghymru (Penrhyn, Erddig, Dinas, Dinefwr, Tredegar). Mae ein polisi gweithio hybrid yn golygu y gallwch rannu gweithio mewn swyddfa/ymweliadau safle a gweithio gartref. Byddwn yn trafod hyn yn fwy manwl yn y cyfweliad, ond dylech ddisgwyl gweithio yn un o leoliadau’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol am 40–60% o’ch wythnos waith.

Reporting to the Project Manager, you'll work with the technical building surveyor, key internal specialists, property teams, external consultants and contractors from project design through to handover, answering queries / collating information.

You’ll support the project set up at each property, updating and maintaining key project trackers, including finances and workbooks, assisting the project manager with ensuring that the project is following the project management framework. You’ll support the use and updating of the Sustainable Development Tool and the Everyone Welcome Tool and will collate all handover information for each property in conjunction with our specialist external consultants. 

You'll coordinate and arrange meetings, site visits, access to properties for internal colleagues and external consultants and contractors, providing updates to properties, general managers and other key stakeholders.

Whilst works are ongoing, you’ll support the property team with interpretation, coordinating and arranging project board meetings, taking minutes and updating the project workbook post meeting to reflect outcomes.

Beth fyddwch chi’n ei wneud? 

Yn adrodd i'r Rheolwr Prosiectau, byddwch yn gweithio gyda'r syrfëwr adeiladu technegol, arbenigwyr mewnol allweddol, timau eiddo, ymgynghorwyr allanol a chontractwyr o ddylunio'r prosiect hyd at drosglwyddo, ac yn ateb ymholiadau/casglu gwybodaeth. 

Byddwch yn cefnogi’r gwaith o sefydlu’r prosiect ym mhob eiddo, ac yn diweddaru a chynnal tracwyr prosiect allweddol, gan gynnwys cyllid a llyfrau gwaith, gan gynorthwyo rheolwr y prosiect i sicrhau bod y prosiect yn dilyn y fframwaith rheoli prosiect. Byddwch yn cefnogi defnyddio a diweddaru’r Offeryn Datblygu Cynaliadwy a’r Offeryn Croeso i Bawb a byddwch yn coladu’r holl wybodaeth trosglwyddo ar gyfer pob eiddo ar y cyd â’n hymgynghorwyr allanol arbenigol.  

Byddwch yn cydlynu ac yn trefnu cyfarfodydd, ymweliadau safle, mynediad i eiddo ar gyfer cydweithwyr mewnol ac ymgynghorwyr a chontractwyr allanol, gan ddarparu diweddariadau i dimau eiddo, rheolwyr cyffredinol a rhanddeiliaid allweddol eraill. 

Tra bod y gwaith yn mynd rhagddo, byddwch yn cefnogi’r tîm eiddo gyda dehongli, cydlynu a threfnu cyfarfodydd bwrdd prosiect, cymryd cofnodion a diweddaru llyfr gwaith y prosiect ar ôl cyfarfodydd i adlewyrchu canlyniadau.

We’d love to hear from you if you have:

• a good understanding of coordinating projects or programmes and an ability to prioritise effectively.

• excellent communication skills with an ability to build and maintain collaborative relationships inside and outside the National Trust.

• working knowledge of project management processes and administration, including procurement, finance and reporting.

• the ability to multi-task, prioritise and meet targets using a thorough, detailed approach to work.

• experience of collating and maintaining information into well organised files.

• confident with diary management and organising practicalities for face-to face/site meetings.

Diversifying our audiences and workforce is important to us and we value lived experience and character. If you’re excited about this role but you don’t meet every requirement in the job description, we encourage you to apply anyway if you have other experience and skills which are transferrable.

Am bwy ydym yn chwilio? 

Os ydych chi'n meddu ar y canlynol, byddem wrth ein bodd yn clywed gennych chi: 

• dealltwriaeth dda o gydlynu prosiectau neu raglenni ac yn gallu blaenoriaethu’n effeithiol 

• sgiliau cyfathrebu rhagorol gyda'r gallu i feithrin a chynnal cysylltiadau cydweithredol o fewn a thu allan i'r Ymddiriedolaeth Genedlaethol. 

• gwybodaeth ymarferol am brosesau rheoli prosiectau a gweinyddiaeth, gan gynnwys caffael, cyllid ac adrodd.

• y gallu i aml-dasgio, blaenoriaethu a chwrdd â thargedau, gan ddefnyddio dull trylwyr a manwl o weithio.

• profiad o goladu a chynnal gwybodaeth mewn ffeiliau trefnus.

• yn hyderus wrth reoli dyddiaduron a threfnu agweddau ymarferol cyfarfodydd wyneb yn wyneb/safle.

Mae amrywio ein cynulleidfaoedd a’n gweithlu’n bwysig i ni ac rydym yn gwerthfawrogi profiad bywyd a chymeriad. Os ydych chi'n teimlo’n gyffrous am y swydd hon, ond nad ydych chi'n bodloni pob gofyniad yn y swydd-ddisgrifiad, rydyn ni'n eich annog chi i wneud cais beth bynnag os oes gennych chi brofiad a sgiliau eraill sy'n drosglwyddadwy.